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IT Claim Management

Erfolgreich vertragliche Ansprüche durchsetzen
und Nachforderungen abwehren.

IT Claim Management

Erfolgreich vertragliche Ansprüche durchsetzen
und Nachforderungen abwehren.

Consulting Services für das erfolgreiche Claim Management Ihrer Outsourcing-, IT- und Dienstleistungsverträge.

Consulting Services für das erfolgreiche Claim Management Ihrer Outsourcing- , IT- und Dienstleistungs­verträge.

Ihre Anforderungen

Sie benötigen Unterstützung bei der Einführung oder Optimierung des IT Claim Mana­ge­ments in Ihrem Hause. IT, Einkauf und Fachbereiche sollen bei der Steue­rung Ihrer IT Dienst­leister und Lieferanten optimal zu­­sam­men­arbeiten und Pro­jekt­abwei­chun­gen, Vertrags­verletz­un­­gen und unberechtigten Nach­for­de­run­gen wirksam begegnen.

Sie möchten positive Geschäfts­beziehungen dabei nicht gefähr­den, aber gleichzeitig Ihre ver­trag­li­chen Ansprüche und Rechte durch­setzen und Gegen­forderungen ab­weh­ren. Die Einhaltung Ihrer Ver­träge im Tages­geschäft, besonders aber auch bei kom­plexen Pro­jek­ten und Out­sour­cing-Maßnahmen ist hierzu optimal steuern.

Vertragsentwürfe und SLA sollen im Rahmen der Verhandlungen mög­lichst risikofrei und eindeutig gestaltet wer­den, um Unstim­mig­keiten und Prob­le­me im Rahmen der Auftragsdurchfüh­rung zu ver­mei­den. Gleiches gilt für die Optimierung lau­fen­der Ver­träge und SLA und die Entwicklung neuer Ver­träge für Folgeaufträge.

Ihre Mitarbeiter, Prozesse, Methoden und Werk­zeuge sollen optimal auf die ver­trag­liche Steue­rung Ihrer IT Dienst­leister und Liefe­ran­ten aus­ge­rich­tet werden. Und Sie sind auf der Suche nach einer auf Ihre Bedürfnisse zuge­schnit­tenen Soft­ware­lösung.

Heraus­forderungen

Unliebsame Überraschungen gehören zum Tages- und Pro­jekt­geschäft. Trotz sorg­fältiger Planung sind absehbare und unvorher­sehbare Ereignisse oft Grund für Aus­ein­an­der­setzungen zwi­schen Vertrags­partnern.

Während das Claim Management oder auch Nach­forde­rungs­mana­ge­ment welt­weit im Baubereich, Anlagenbau und Finanzsektor bereits zum Tages­ge­schäft gehört, entdecken immer mehr Unter­neh­men und Verwaltungen das Claim Mana­ge­ment für die Durch­setzung Ihrer Ansprüche in Dienst­lei­stungs-, IT- und Outsourcing­­verträgen.

Ob für ein spezifisches Outsourcing-Projekt oder zur übergreifenden Steuerung all Ihrer Lieferanten, Service Provider und Outsourcing-Partner.

Ob bei nicht vereinbarten Abwei­chun­gen im Projekt­verlauf, unter­schied­li­cher Ausle­gung der vertrag­lichen Verant­wortlichkeiten und Pflichten oder schlicht einer abweichenden Erfüllung vertraglich ver­einbarter Leistungen.

Die qualifizierte Erbringung vertraglich vereinbarter Leistungen sei­tens Ihrer Ge­schäfts­partner, eine wirk­same Steue­rung zur Ein­hal­tung von Verträgen und Service Level Agree­ments sowie die erfolg­rei­che Durch­setzung Ihrer An­sprü­che und Rechte als auch die Ab­wehr von Gegenansprüchen hat daher für Sie höchste Priorität.

Abweichungen gegenüber den ver­trag­li­chen Ver­ein­ba­run­gen und die daraus resultie­ren­den Schäden und Ansprüche enstehen zumeist durch

  • Verzögerungen / Fristverlängerungen / Beschleunigungen
  • unklare Spezifikationen / unterschiedliche Vertragsauslegung
  • Leistungsabweichungen / Produktivitätsverluste
  • Störungen von Betriebs- und Projektsabläufen / Folgeschäden
  • Zahlungsverzug / ungerechtfertigte Leistungsverlangen / Change Requests
  • Abnahmen / Gewährleistung / Garantie / Kündigung / Rücktritt

und müssen im Rahmen der Vertrags­fristen ein­deu­tig und zeitnah er­fasst, dokumentiert, bewertet, kommuniziert und verhandelt werden.

Auf dieser Basis sind möglichst finanzielle, zeitliche und qualitative Ver­einbarungen zwischen den Ge­schäfts­partnern zu treffen, um Kompensationen und parallel die ver­einbarte Leistungsgüte zu erwirken. Bei Nichteinigung sind die Ansprüche auf dem Rechtsweg durchzusetzen. Die Umsetzung und Ein­hal­tung der Vereinbarungen ist zu überwachen.

 

Claim Management setzt Ihre vertraglichen An­sprü­che und Rechte durch und schützt Sie vor nicht vertrags­konformen Forderungen Ihrer Vertrags­partner etwa durch ungerecht­fertigte Change Requests.

Sie erhalten vollständige Transparenz über

  • sämtliche claimrelevanten Vorgänge & Informationen
  • Referenzfälle
  • Vertragsverletzungen & Schadenshöhen
  • Risiken und Folgen
  • vertragliche Anspruchsgrundlagen
  • handelnde Akteure & Entscheidungen
  • Verhandlungsstatus und -ergebnisse
  • Termine und Fristen
  • Aufwände und Erträge
  • Chancen und Risken

Claim Management vereinfacht, beschleunigt und sichert die konsistente Kommu­ni­kation und Koope­ra­tion zwischen allen beteiligten Stakeholdern wie Mana­ge­ment, Fachbereichen, Projekten, IT, Einkauf, Rechtsabteilung und einge­bundenen Externen wie Anwälten und Gutachtern. Ihnen stehen in allen Phasen des Claim Management Lifecycle, besonders auch während der Verhandlungen, jederzeit sämt­li­che benötigten Informationen aktuell zur Verfügung.

Schließen Sie mit dem Claim Mana­ge­ment durch integrierte Prozesse auch die Lücke zwischen dem Contract Management, Project Management, IT Service Mana­ge­­ment und Risk Management.

Consulting Services für das erfolgreiche

Claim Management bei Outsourcing-, IT- und Dienstleistungs­verträgen

Langjährige Erfahrungen als Auf­trag­geber und Auf­trag­nehmer und in der verant­wort­lichen Begleitung komplexer Projekte und Sourcing-Maßnahmen bilden die Grund­lage für mein auf die speziellen Bedarfe des Claim Mana­ge­ments ausgerichtetes Portfolio an Beratungs-, Implementierungs- und Service­leistungen.

Ob Management, Fachbereich, IT, Einkauf, Rechts­abteilung, Dienstleister oder Lieferant. Durch viel­fältige Rollen im IT Mana­ge­ment, Outsourcing und Einkauf kenne ich die Herausfor­de­run­gen und Interessenlagen im gesamten Lifecycle des Claim Manage­ments auf Seiten aller Beteiligten.

Profitieren Sie von dieser umfassenden, in mehr als 25 Jahren er­worbenen Kompetenz.

 

Ich unterstütze Sie zu den Aufgabenstellungen

  • Project Management, Coaching und Assessment
  • Einführung / Optimierung des Claim Mana­ge­ments in Ihrer Organisation
  • Gestaltung des Claim Management Lifecycle
  • Aufbau aller Regelwerke, Strukturen, Methoden, Werkzeuge und Templates
  • Auswahl, Customizing und Einführung von Claim Management Software
  • Aufbau des Claim Management  Office
  • Prüfung, Gestaltung und Optimierung von Verträgen und SLA
  • Integration IT Claim Management, Contract Management und SLA‑Management
  • Vertragliche Steuerung Ihrer IT Dienstleister und Lieferanten
  • Controlling & Risk Management
  • Unterstützung bei der Durchsetzung Ihrer vertraglichen Ansprüche & Rechte
  • Abwehr von Gegenansprüchen Ihrer Vertragspartner

 

Darüber hinaus biete ich Ihnen die

  • operative Unterstützung Ihres Claim Mana­ge­ments als Coach oder Interim Manager
  • Begleitung komplexer Projekt­e, Ausschreibungen und Outsourcing-Maßnahmen
  • Einweisung aller betroffenen Mitarbeiter und Stakeholder
  • Leitung oder Coaching des
    • Claim Management Office (CLMO) oder
    • Project Claim Office (PCO)
  • Vorbereitung und Begleitung der Klärungen und Verhandlungen

 

Wählen Sie die für Ihre spezifischen Bedarfe geeigneten Optionen und optimieren Sie die Steue­rung Ihrer IT Dienstleister, Outsourcing Provider und Lieferanten. Darüber hin­aus­gehende Anforderungen können wir gerne in einem ersten Gespräch klären.

Beratungs- und Servicethemen zum IT Claim Management | Frank Rugen | GOSECO Management Consulting

Beratungs- und Serviceleistungen
für das Claim Management Ihrer
Outsourcing-, IT- und Dienstleistungs­verträge

Unterstützung Ihres Managements durch

Projektbegleitende Services

Project Management

Gesamt- oder Teilprojektleitung auf Basis etablierter Standards

  • Einführung / Optimierung des Claim Managements in Ihrer Organisation
  • Aufbau und Leitung des Project Claim Office zur Begleitung strategischer Projekte und Outsourcing-Maßnahmen
  • Aufbau und Leitung des
    Claim Management Office
  • Integrationsmanagement für das IT Claim Management, Supplier Mana­ge­ment und Service Level Mana­ge­ment
  • Proaktives Claim Mana­ge­ment im Rahmen strate­gi­scher Ausschrei­bungen

Coaching

Einweisung und Coaching

  • des Managements (CIO, IT‑Leiter, Einkaufs­leiter ...)
  • der Contract & Claim Manager im Einkauf
  • des Project Managements & Projektteams
  • des Provider Managements & Service Level Managements
  • der Rechtsabteilung
  • weiterer Stakeholder (u.a. Fachbereiche)

bei der Planung und Steuerung relevanter Vorhaben sowie zur Bewältigung kritischer Situationen

  • Entwicklung & Umsetzung der
    • Claim Management Kultur
    • Claim Strategie & Ziele
    • Claim Management Organisation & Prozesse
    • Stakeholder Kommunikation
  • Durchsetzung eigener / Abwehr fremder Ansprüche
  • Behandlung von Dissents, Disputes und Claims
  • Vorbereitung und Begleitung der Verhandlungen, Mitigation und Litigation
  • Pflege, Auswertung und Optimierung von Claim Register & Claim Bilanz
  • Optimierung / Präzisierung des Vertragswerkes, SLA, Metriken und Controllingmethoden
  • Continual Service Improvement

Assessment

  • Analyse Ihrer
    • Organisation, Prozesse, Instrumente, Aktivitäten im
      • Claim Management
      • Contract Management
      • Project Management
      • Service Level Management
      • Provider Management
    • Ausschreibungen, Projekte und Outsorcing-Maßnahmen
    • Vertragsentwürfe, Verträge, SLA
  • Vorschläge
    • zum Aufbau und zur Optimie­rung des Claim Managements
    • zur Optimierung Ihrer vertraglichen Vereinbarungen
    • zur optimierten Steuerung und Überwachung der Leistungs­erbringung
    • zur Durchsetzung Ihrer Ansprüche
  • Umsetzungsbegleitung

Beratungs-, Implementierungs- und Serviceleistungen für

Aufbau und Optimierung Ihres Claim Mana­ge­ments

Analyse & Konzeption

Analyse, Bewertung und Konzeption

  • Strategie & Ziele
  • Governance & Compliance
  • Organisation, Prozesse & Workflows, Schnittstellen
  • Stakeholder & Akteure
  • Rollen & Berechtigungen
  • Kommunikations- & Eskalati­ons­instanzen, ‑regeln und ‑wege
  • Mengengerüste & Werte
  • Ressourcen & Skills
  • Informationen & Daten
  • Contract & Commercial Management
  • Verträge, Dokumente & Templates
  • Dokumentenmanagement & Archivierung
  • Claim Register & Claim Bilanz
  • Reporting & Dashboards
  • Knowledge Management
  • Softwareeinsatz, ‑anforderungen & Schnittstellen
  • Erstellung des
    • Business Cases
    • Sollkonzeptes
    • Einführungskonzeptes
      (Schulung, Einweisung, Pilotierung, Rollout)
  • Empfehlung zum weiteren Vorgehen inkl.
    • Aktivitäten- und Zeitplan
    • Ressourcen- und Investitionsbedarf
    • Entscheidungsbedarf

Claim Management Organisation

Validierung, Ausrichtung, Optimierung und Imple­men­tie­rung der Claim Management Organisation

  • Rolle und Status des Claim Managements in der Organisation
  • Festlegung der Ansiedlung des Claim Mana­ge­ments in der Organisation (CIO, IT-Leiter, IT, Leiter des Services (Facilities u.a.), Einkauf, Contract Management, Legal)
  • Gestaltung und Imple­men­tie­rung der Governance (Policy, Richtlinien, Regeln, Rollen, Berechtigungen, Pflichten ...)
  • Identifikation und Festlegung der
    • Aufgaben inkl. Personalbedarf
    • Gremien und Rollen
    • Berechtigungen und Pflichten (RACI)
    • Claim Manager (inkl. Rollen­beschreibung)
    • Stakeholder (bes. in Mana­ge­ment, IT, Einkauf und Rechts­­abteilung)
    • Eskalationsinstanzen und -wege
    • Infrastruktur, Werkzeuge und Software
  • Aufbau
    • des zentralen Claim Mana­ge­ment Office
    • von Project Management Offices für strategisch bedeutsame Projekte und Outsourcing-Maßnahmen
  • Einweisung / Coaching der Claim Manager und Contract Manager
  • Einweisung / Coaching der Stakeholder
  • Kommunikation der Ergeb­nisse in die Organi­sa­tion und zu betroffenen Vertrags­partnern

Lifecycle & Prozesse

Validierung, Gestaltung und Implemen­tierung des Claim Management Lifecycles und aller Teilprozesse

  • Konzeption und Implementierung
    • des Claim Management Lifecycles
    • der phasenbezogenen Teilprozesse inkl. sämtlicher Aufgaben, Arbeitsschritte, Entscheidungen und Ergebnistypen
    • der Schnittstellen
      • zu Eingangs- und Ausgangsprozessen
      • zu anderen Prozessen
      • zu Software (Contract Mana­ge­ment, Service Level Mana­ge­ment, Dokumenten­mana­ge­ment, Archiv, E-Mail ...)
    • der aufgaben- und ereignis­bezogenen Rollenzuweisungen im Lifecycle (RACI)
      • Aufgaben
      • Zulieferungen
      • Kommunikation
      • Entscheidungen
      • Dokumentation
      • Monitoring & Reporting
      • Information
    • der im Lifecycle anzuwendenden Governance
    • des Claim Registers
    • der Claim Bilanz
    • der benötigten Dokumenten­templates
  • Vollständige Integration des Claim Managements mit den Prozessen
    • Lieferantenmanagement
    • Ausschreibungs- & Vergabemanagement
    • Contract & Commercial Management
    • Project & Program Management
    • IT Governance
    • IT Service Management
    • Service Level Management
    • Supplier / Provider Management
    • Risk Management
    • Legal Processing & External Support (Rechtsberater, Gutachter)
    • Stakeholder Management

Claim Strategie

Validierung, Ausrichtung und Umsetzung der Claim Strategie

  • unternehmensweit, lieferanten- und vertragsübergreifend
  • für strategische Projekte und Outsourcing-Maßnahmen
  • Abstimmung der Strategie und Ziele mit dem Management
  • Einbindung relevanter Stakeholder
  • Kommunikation der Strategie in die Organisation
  • Durchsetzung der Strategie
  • Monitoring der Strategieeinhaltung
  • Betreuung strategischer Projekte / Maßnahmen

Claim Management Software

  • Anforderungsspezifikation & Business Case
  • Marktanalyse & Systemauswahl
  • alternativ Einführung der
    GOSECO Claim Desk Suite
  • Betriebsmodell & Providerauswahl
  • Systembeschaffung
  • Customzing & Implementierung
    • Stakeholder, Gruppen, Gremien, Rollen und Berechtigungen
    • Lifecycle-Workflow
    • Kommunikation
    • Projektstammdaten
    • Vertragsbestandteile / Schnittstelle zum Contract Management
    • Anspruchsgrundlagen
    • Claim Register & Claim Bilanz
    • Monitoring
    • Reporting
    • Dashboards
    • Projektkalender, Termine, Fristen
    • Dokumentenmanagement
    • Wiki
    • Schnittstellen
      • E-Mail
      • Contract Management (optional)
      • Service Level Management
      • Dokumentenmanagement
      • Archiv (otional)
  • Test und Abnahme
  • Systemdokumentation
  • Anwenderdokumentation
  • Schulungsdokumentation
  • Schulung
  • Pilotierung
  • Einführungsbegleitung & Rollout
  • Change & Release Management

Einführung des Claim Managements

Einführung des Claim Managements in Ihrer Organisation

  • Einführungsfahrplan
  • Customizing der Software
  • Einführungsvorbereitung
  • Durchführung aller internen Abstimmungen
  • Abstimmung mit den Vertragspartnern
    (Prozesse & Templates, Gremien)
  • Bereitstellung aller benötigten Daten, Dokumente und Templates
  • Softwaretest, Abnahme und Freigabe
  • Erstellung der finalen Systemdokumentation und Anwenderdokumentation
  • Erstellung der Schulungs­dokumentation
  • Schulungs-, Pilotierungs- und Rolloutplanung
  • Einführung der Software
  • Schulung & Einweisung ausgesuchter Stakeholder
  • Pilotierung und Optimierung
  • Aufbau des Claim Mana­ge­ment Office / Project Claim Office
  • Information aller Stakeholder und Vertragspartner
  • Rollout des Claim Mana­ge­ments in die Organisation
  • Operatives Claim Mana­ge­ment (Lifecycle, Register, Bilanz)
  • Quality Management
  • Continual Service Improvement

Beratungs- und Service­leistungen für

Operatives Claim Management

Proaktives Claim Management

  • Analyse von Angeboten, Vertragsentwürfen, Verträgen und SLA hinsichtlich potentieller Risiken bei der Auftragsabwicklung
  • Gestaltung / Optimierung von Verträgen, SLA ...
  • Identifikation, Definition und Präzisierung vertraglicher Anspruchsgrundlagen
  • Identifikation von Claim Potentialen
  • Maßnahmen zur Vermeidung und Abwehr potentieller Fremdclaims
  • Begleitung von Verhandlungen

Operatives Claim Management

  • Leitung / Begleitung des Claim Management Office und / oder von Project Claim Offices
  • Informations-, Kommunikations- und Eskalationsmanagement
  • Stakeholdermanagement
  • Berechtigungsmanagement
  • Proaktive Vertragsanalyse & -gestaltung
  • Identifikation von Claim-Potenzialen
  • Claim Management Software administrieren
  • Termin-, Frist- und Aufgabenüberwachung
  • Behandlung von Dissents, Disputes und Claims
  • Prüfung von Program / Contract Change Requests bzgl. bestehender vertraglicher Ansprüche
  • Einweisung relevanter Stakeholder zum vertraglich vereinbarten Liefer- und Leistungs­umfang, zu Anspruchs­grundlagen und Risiken
  • Management der Identifikation und Zusammenstellung aller vorgangs­relevanten Informationen, Daten, Dokumente und Beweis­mittel inkl. Prüfung auf Verwert­bar­keit
  • Begleitung bei Analyse, Bewertung und Festlegung der Anspruchs­grundlagen
  • Unterstützung bei der kom­mer­ziel­len Bewertung von Claims
  • Festlegung der fallspezifischen Claim Strategie und Verhand­lungs­strategie
  • Vorbereitung und Betreuung des gesamten Schriftverkehr
  • Vorbereitung und Begleitung der Verhandlungen und Gremien­sitzungen
  • Durchsetzung bzw. Abwehr von Claims
  • Vorbereitung und Begleitung der Mitigation / Litigation
  • Dokumentation der Verhandlungsergebnisse
  • Monitoring getroffener Vereinbarungen (Nachträge, Pönalen, Leistungen ...)
  • Pflege und Auswertung von Claim Register & Claim Bilanz
  • Reporting
  • Dokumentation & Archivierung
  • Erstellung und Pflege der Templates, Reports, Dashboards und Kennzahlen
  • Knowledge Management
  • Continual Service Improvement
  • Optimierung und Anpassung von Verträgen, Leistungsscheinen, SWO, SLA ...

Beratungs-, Implementierungs- und Serviceleistungen für das

Claim Management komplexer Großprojekte und Outsourcing-Maßnahmen

Projektvorbereitung

Aktivitäten des Claim Mana­ge­ments im Rahmen der Phase Projektvorbereitung

  • Begleitung / Prüfung der Projektplanung für
    • das Einführungsprojekt
      (Project Management)
    • die Betriebsphase
      (Service Management / SLA)
  • Prüfung der Anforde­rungs­ana­ly­se und Leistungs­beschreibung u.a. hinsichtlich Zielkonformität, Eindeutigkeit, Vollständig­keit, Zuständigkeit, Meßbarkeit und Abnah­me­fähigkeit der Deliverables
  • Begleitung der Vertragsgestaltung
    • Vorschläge zur Vertragsgestaltung
    • Prüfung analog zur Leistungs­beschreibung (Vertragslesung & Schwachstellenanalyse)
    • Prüfung auf Vollständig­keit / Konsistenz des gesamten Vertragswerkes
      (Vertrag gegen Leistungs­beschreibung und Service Level Agreements) u.a. für
      • Claim Management Governance (Regelwerk, Prozesse, Orga­ni­sa­tion, Rollen, Dokumentations­­anforderungen ...)
      • Ausgestaltung des Project Managements
      • Projekt- und Phasen­pläne, Zeit- und Zah­lungs­pläne, Milestones, Phasen­ergebnisse
      • Rollen, Personal­ein­satz, Verantwort­lich­kei­ten, Mitwirkungs­leistungen
      • Tooleinsatz, Dokumen­ta­tions-, Reporting- und Kommuni­ka­tions­anforderungen
      • Tests, Abnahmen und Fehler­behandlung
      • Transition / Transformation / Migration
      • Schnittstellen, Betriebs­über­gänge, Rollback, Knowledge Transfer
      • SLA-Anforderungen
      • Reporting, Measure­ment, KPI
  • Prüfung der Ausschreibungs­unterlagen und Vertrags­ent­wür­fe anlog zur Leistungs­be­schrei­­bung (inkl. Com­pli­ance­­an­for­de­run­gen, Ver­trags­werk und Bewertungs­schema)
  • Aufzeigen von Lücken, Schwachstellen und Verbes­se­rungs­vorschlägen zur Fest­le­gung belastbarer Anspruchs­grund­lagen
  • Hinweise zur Vermeidung von Vertrags­­risiken und Fremdclaim-Potentialen
  • Begleitung von RFI / RFP / Ausschreibung / Vergabe­verfahren
  • Prüfung der Angebote und Vertragsentwürfe zur Vermeidung von Vertragsrisiken und Fremdclaim-Potentialen
  • Identifikation / Abwehr / Durchsetzung potentieller Möglichkeiten zur Vertrags­erweiterung ( Change & Claim Potential)
  • Identifikation von Verhandlungsspielräumen
  • Begleitung der Verhandlungen
  • Vertragsfinalisierung und finale Prüfung
  • Überführung der Claim Mana­ge­ment-Aktivitäten in die Phase Projektinitiierung

Projektinitiierung

Aktivitäten des Claim Mana­ge­ments im Rahmen der Phase Projektinitiierung

  • Einrichtung der Claim Mana­ge­ment Governance, u.a.
    • Richtlinien, Regeln und KPI
    • Lifecycle, Prozesse und Arbeitsschritte
    • Rollen, Aufgaben und Berechtigungen
    • Schnittstellen
    • Claim Register / Claim Bilanz
    • Anpassung der Doku­men­ta­tions­templates
  • Berufung / Briefing des Claim Managers
  • Einrichtung des Project Claim Office (PCO)
  • Konfiguration der Claim Management Software
  • Identifikation / Information der beteiligten Stakeholder
  • Bereitstellung von Methoden, Werkzeugen und Templates
  • Aufbau der Schnittstellen zum Provider für die gegenseitige Behandlung von Claims
  • Einrichtung Project Controlling
    • Zeitüberwachung, Phasen und Mile­stones, Abnah­men, Zahlungsfluss
    • Projektfortschritt
    • erreichtes Qualitätsniveau (gegen Qua­li­täts­kriterien zur Soll-Beschaffen­heit)
    • Beistellungs- / Mit­wir­kungs­pflichten seitens Auftragnehmer und Auftraggeber
  • Vertragslesung im Projekt / Workshop für die Projektmitarbeiter zur Vermittlung
    • der Projektziele und Vertragsinhalte
    • des vertraglich vereinbarten Liefer- und Leistungsumfangs
    • der vertraglichen Anspruchsgrundlagen
    • der Projektrisiken aus Sicht des Claim Managements
    • des Claim Mana­ge­ment Prozesses
    • der Rollen, Aufgaben und Verant­wort­lich­keiten
    • der Beistellungs- und Mitwirkungsleistungen
    • der Methoden und Werkzeuge
    • der Dokumentations­anforderungen
    • der Kommunikations- und Berichtswege sowie wesentlicher Stakeholder
    • des Ablaufes bei Change Requests (Prüfung ob Claim)
  • Vollständige Integration des Claim Managements mit den Prozessen
    • Contract & Commercial Management
    • Project & Program Management
    • IT Governance
    • IT Service Management (übergreifend)
    • Supplier Management
    • Service Level Management
    • Risk Management
    • Legal Processing & External Support
    • Stakeholder Management
  • Überführung der Claim Mana­ge­ment-Aktivitäten in die erste Phase zur Projekdurchführung

Projektdurchführung

Begleitung der Phasen der Projektdurchführung

  • Projektbegleitung
    • Effizienzprüfung der Umsetzung des Claim Management Prozesses
    • Unterstützung bei der Analyse, Aufbereitung, Dokumentation und Bewertung von Claims
    • Relevanz - und Erfolgspotentialprüfung
      • Anspruchsgrundlagen wie Vertrag, gesetzliche Regelungen und allge­mein anerkannte Regeln der Technik
      • Auswirkungen, Risiko, Wert u.a.
      • Durchsetzungs- / Abwehrchancen
    • Zuweisung der Ver­ant­wort­lich­keiten (Mana­ge­ment, Fachbereich, IT, Einkauf, Rechtsabteilung ...)
    • Zusammenführung, Verwaltung und Archivierung sämtlicher anspruchs­sichernder Dokumente, Informationen und Korrespondenz
    • Gestufte Behandlung und Verhandlung von Dissents, Disputes und Claims mit dem Provider
    • Eskalationsmanagement und Claim letter
    • Vorbereitung und Begleitung der Mitigation und Litigation
    • Durchsetzung relevanter und erfolgs­ver­sprech­en­der Eigenclaims
    • Abwehr relevanter und erfolgsver­spre­chen­der Fremdclaims
    • Überwachung von Pönalen, Schadenersatz, Leistungsheilung und Claim Durchsetzung
    • Beurteilung von Contract Change Requests / Angeboten bzgl. bereits bestehender vertraglicher Erfüllungs­ansprüche
    • Management claim-basierender Contract Changes mit dem Contract Management
  • Begleitung von Abnahmen
    • Prüfung der Leistungs­erfüllung auf Voll­stän­dig­keit und Qualität
    • Abweichungsanalyse und Inter­es­senwahrung
    • Beseitigung / Doku­men­ta­tion abnahme­ver­hin­dern­der Fehler
    • Abnahmedokumentation
    • Vermeidung von Prob­le­men durch die Beweis­last­umkehr (Problem der Claim­durchsetzung und Vergü­tungs­pflicht nach Abnahme)
    • Überführung in die Gewähr­leistungs- / Wartungsphase
  • Project Audits
    • Erhebung / Analyse des Status Quo
    • Dokumentation / Rekla­ma­tion von Abweichungen gegen das Vertrags­werk und Leistungsversprechen
    • Eröffnung von Claims
  • Führung Claim Register & Claim Bilanz
  • Dokumentation & Kommunikation
  • Information des Einkaufs zur Liefer- und Leistungsgüte
  • Lessons learned / Wiki
  • Unterstützung bei der Optimierung / Anpassung der Verträge / Leistungsscheine / SOW / SLA aus Sicht des Claim Managements
  • Überführung der Claim Management-Aktivitäten zur Projektbegleitung in die Betriebsüberführung und Betriebsbegleitung

Projektabschluss / Betriebsüberführung

Begleitung des Projektabschlusses und der Überführung in den Regelbetrieb

  • Überwachung der Erbringung vertraglich vereinbarter Leistungen
    • im Rahmen des Projekt­ab­schlus­ses (Übergabe abgenommer Ergebnisse, Dokumentation, Rechte ...)
    • im Rahmen der Betriebs­über­führung
  • Überführung in das Service Management
  • Überführung in das Service Level Management
  • Überführung in das Supplier Management
  • Einrichtung und Monitoring der SLA
  • Überführung in das Contract & Commercial Management
  • Überführung des PCO in die Claim Management Organisation
  • Optimierung von Verträgen und SLA im Rahmen des Continual Service Improvement

Regelbetrieb

Begleitung des Regelbetriebs durch das Claim Management Office

  • Überwachung der Erbringung vertraglich vereinbarter Leistungen im Rahmen der Betriebs­führung
  • Abstimmung mit dem
    • Service Management
    • Service Level Management
    • Supplier Management
    • Contract & Commercial Management
    • Legal Department
    • Vertragspartner
  • Behandlung von Dissents, Disputes und Claims im Regelbetrieb
  • Prüfung von Contract Change Requests gegen die vertraglichen Pflichten
  • Optimierung von Verträgen und SLA im Rahmen des Continual Service Improvement

Outsourcing

Analoges Vorgehen zur Begleitung der Transitions- und Trans­for­ma­tions­projekte, des Regelbetriebs und des Resourcings

  • Begleitung sämtlicher Aktivitäten zur
    • Projektvorbereitung
    • Projektinitiierung
    • Projektdurchführung
      (Transition & Transformation)
  • Begleitung sämtlicher Aktivitäten zur Vorbereitung und Durchführung eines Resourcing
  • Überwachung der Erbringung vertraglich vereinbarter Leistungen
  • Durchsetzung / Abwehr von Dissents, Disputes und Claims
  • Leitung / Begleitung des Project Claim Office bzw. des Claim Management Office
  • Begleitung bei der kontinuierlichen Optimierung von Verträgen und SLA

Project Claim Office (PCO)

Aufbau und Leitung des Project Claim Office (PCO) in komplexen Projekten und Outsourcing-Maßnahmen

  • Integration in das Project Management Office (PMO) oder
  • Einrichtung eines eingenständigen PCO
  • Einrichtung / Plege der Claim Management Software
  • Anpassung der Templates
  • Einrichtung projektspezifischer
    • Governance
    • Gremien
    • Kommunikationswege
    • Eskalationswege
  • Einrichtung der Prozessschnittstellen
    • Project Management
    • Contract & Commercial Management
    • Service Level Management
    • Legal Processing & External Support
    • Stakeholder Management
    • Vertragspartner / Provider
    • ...
  • Annahme, Bewertung, Dokumentation und Behandlung von Dissents, Disputes und Claims
  • Management der Vorbereitung / Begleitung von Verhandlungen, Mitigation und Litigation
  • Führung des Claim Registers und der Claim Bilanz
  • Stakeholder & Eskalation Management
  • Übergabe der Claim Management-Akti­vi­tä­ten beim Übergang in den Regel­be­trieb an das Claim Management Office
  • Übernahme der Claim Management-Aktivitäten vom Claim Management Office im Rahmen eines Resourcing-Projektes

Claim Management Software

  • Anforderungsspezifikation & Business Case
  • Marktanalyse & Systemauswahl
  • alternativ Einführung der
    GOSECO Claim Desk Suite
  • Betriebsmodell & Providerauswahl
  • Systembeschaffung
  • Customzing & Implementierung
    • Stakeholder, Gruppen, Gremien, Rollen und Berechtigungen
    • Projektstammdaten
    • Vertragsbestandteile / Schnittstelle zum Contract Management
    • Anspruchsgrundlagen
    • Claim Register & Claim Bilanz
    • Reporting
    • Dashboards
    • Projektkalender, Termine, Fristen
    • Dokumentenmanagement
    • Wiki
  • Test
  • Schulung
  • Pilotierung
  • Einführungsbegleitung & Rollout
  • Change & Release Management

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Ihrer Ansprüche und Rechte gegenüber Ihren Dienstleistern,
Service Providern und Outsourcing Partnern?

 

Suchen Sie nicht weiter.
Ihre Lösung heißt GOSECO Claim Desk Suite.

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Ihre Lösung heißt GOSECO Claim Desk Suite.

GOSECO Claim Desk | Die innovative Claim Management-Lösung für Dienstleistung, IT und Outsourcing auf Basis der marktführenden Lösungen Atlassian JIRA und Confluence

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