Ausschreibungs- & Vergabemanagement

Ihre Ausschreibungen und Vergabe­verfahren
wirtschaftlich und rechtssicher durchführen.

Ausschreibungs- & Vergabemanagement

Ihre Ausschreibungen und Vergabe­verfahren wirtschaftlich und rechtssicher durchführen.

Consulting Services zur erfolgreichen Durchführung
von Ausschreibungen und Vergabeverfahren.

Consulting Services zur erfolgreichen Durchführung von Ausschreibungen und Vergabeverfahren.

Ihre Anforderungen

Sie benötigen kompetente Unter­stützung bei der Planung, Durchfüh­rung und im Mana­ge­ment kom­plexer Ausschreibungen und Ver­gabe­­ver­fah­ren.

Als Auftraggeber im Öffentlichen Sektor oder im Sektorenbereich müssen Sie vergabe­rechts­konforme Ausschreibun­gen ge­währ­leisten. Sie benötigen Hilfe­stellung bei der Durchführung von Ver­ga­be­­ver­fah­ren, im Umgang mit der Vergaberechtsreform und bei Ver­hand­lungs­verfahren.

Ihr Ausschreibungswesen soll optimiert werden. Sie möchten ge­währleisten, daß sämt­li­che Bereiche Ihres Unter­nehmens oder Ihrer Organisation comp­liance­konform ausschreiben und vergeben.

Sie wollen im Rahmen der Ausschreibungen sicher­stellen, daß Ihre Ver­trä­ge möglichst geringe Risiken für die anschließende Auf­trags­durch­füh­­rung be­in­hal­ten. Dabei sind die Ausschreibungs­unterlagen, Leistungs­verzeich­nisse und Verträge möglichst ein­deu­­tig und voll­ständig zu gestalten, um Ihnen die Durch­setzung Ihrer vertraglichen Ansprüche und die Abwehr unberechtigter Gegen­ansprü­che zu er­mög­lichen.

Sie möchten einen reibungslosen Übergang nach Vertragsschluss in die Auftrags­durch­führung bzw. in den Projektstart gewährleisten. Sie wollen eine vertrags­gemäße Erfüllung gegen­seitiger Pflichten bei der Auftrags­durch­führung überwachen.

Heraus­forderungen

Ausschreibungen und Vergabeverfah­ren sind oft komplex und bergen etliche Fallstricke auch nach der Auftrags­vergabe. Dies gilt für Unternehmen und in besonderem Maße für den Öffentlichen Sektor, welcher durch die Reform des Vergaberechts in 2016 flexiblere, aber auch komplexere Möglichkeiten erhält.

Durch ein professionelles Pro­jekt­management und einen struk­tu­rier­ten und etab­lier­ten Projekt­ansatz werden Erfolg, Wirtschaftlichkeit, Compliance und Risiko­mini­mie­rung bei der Aus­schrei­bungs­­vor­berei­tung und -durch­führung sicher­gestellt.

Wesentliche Grundlagen für erfolgreiche Ausschreibungen sind dabei

  • das stringente Projektmanagement
  • eine präzise, vollständige und verständliche Beschreibung der Anforderungen
  • die konsistente und rechtskonforme Gestaltung aller Unterlagen und des gesamten Ausschreibungs- und Vergabeprozesses
  • die qualitätsgesicherte Bewertung der Angebote und Lieferanten
  • eine erfolgreiche und compliancegerechte Kommunikation und Verhandlungsführung
  • eine präzise und faire Vertragsgestaltung mit eindeutigen Anspruchsgrundlagen
  • die vollständige und transparente Dokumentation des gesamten Prozesses

Die Berücksichtigung dieser Aspekte bildet auch die Grundlage für eine Mini­mie­rung potentieller Unstim­mig­keiten im Rahmen der Auftrags­durch­führung.

Consulting Services für

Erfolgreiche und rechtssichere Ausschreibungen und Vergabe­verfahren

Profitieren Sie von einer über 25-jährigen Erfahrung im Management komplexer Aus­schrei­bungen und Ver­gabe­ver­fah­ren für Unter­neh­men sowie Auftrag­geber im Öffentlichen Sektor und Sektorenbereich bei Beschaf­fungsmaßnahmen für Consulting, IT, IT Outsourcing und im Anlagenbau.

Und vermeiden Sie spätere Probleme und Risiken bei der Auftragsabwicklung.

In meinen Rollen als Berater und strategischer Einkäufer habe ich die Her­ausforde­rungen beider Seiten bei der Auftrags­anbahnung inten­siv ken­nen­gelernt. Bieterseitig als angebots­ver­antwortlicher Manager renommier­ter IT-Konzerne und Beratungs­gesell­schaften als auch kundenseitig durch die Begleitung großer Kunden aus Wirtschaft und Öffentlichem Sektor bei strategisch wichtigen Ausschreibungen und Vergabe­verfahren.

Darüber hinaus habe ich Organisation und Prozesse im Einkauf optimiert u.a. zur Gewährleistung der Compliance bei sämtlichen Beschaffungen.

Dabei kenne ich auch sehr genau die Fallstricke bei der Über­führung der Aufträge in die Leistungs- bzw. Pro­jekt­phase. Hier profitieren Sie von lang­jährigen Erfahrungen im auftrag­nehmer- und auftrag­geber­seitigen Mana­ge­ment und Controlling der Auftrags­­abwicklung besonders auch im Projekt­geschäft.

Aufgrund tiefer Kenntnisse im Vertrags- und Ver­ga­be­recht sowie im Contract Change Mana­ge­ment und Claim Mana­ge­ment unterstütze ich Sie ebenso bei der Wahrung und Durch­setzung Ihrer ver­trag­lichen Ansprüche und der Ver­mei­dung unnötigter Gegen­ansprüche. Fördern Sie ein partner­schaft­liches und risiko­minimiertes Vertrags­verhält­nis mit Ihren Auftragnehmern bereits mit der Ausge­stal­tung der Ausschreibungs- und Vergabe­unter­lagen inkl. des Vertrags­werkes und profitieren Sie so bei der Auftrags­abwicklung.

 

Ich unterstütze Sie gezielt zur Optimierung Ihres Einkaufs und in sämtlichen Phasen Ihrer Beschaf­fungs­­maßnahme zu den Auf­ga­ben­­stellungen

  • Project Management bzw. Coaching des gesamten
    Ausschreibungs- und Vergabeprozesses
  • Assessment geplanter und laufender Ausschreibungen
  • Aufbau eines compliancekonformen Beschaffungswesens
  • Anforderungsspezifikation & Business Case
  • Planung und Vorbereitung von Ausschreibungen und Vergabeverfahren
  • Gestaltung sämtlicher Ausschreibungs- / Vergabeunterlagen
  • Dokumentation und Vergabeakte
  • Angebotsbewertung und Tests
  • Bieterkommunikation, Verhandlungen und Lieferantenauswahl
  • Gestaltung wirtschaftlicher und risikominimierter Verträge
  • Überführung in die Auftragsdurchführung und Einweisung relevanter Stakeholder
  • Projektbetreuung der Auftragsdurchführung
    (Leistungscontrolling, Change Management, Claim Management)

 

Wählen Sie die für Ihre spezifischen Bedarfe geeigneten Optionen und optimieren Sie Ihre Ausschreibungen & Vergabeverfahren. Darüber hin­aus­gehende Anforderungen können wir gerne in einem ersten Gespräch klären.

Beratungs- und Servicethemen zum Ausschreibungs- & Vergabemanagement | Frank Rugen | GOSECO Management Consulting

Beratungs- und Serviceleistungen zum Management
Ihrer Ausschreibungen & Vergabeverfahren

Unterstützung Ihres Managements durch

Ausschreibungs- und projekt­begleitende Services

Project Management

Gesamt- oder Teilprojektleitung von Ausschreibungen und Vergabe­verfahren auf Basis etablierter Standards sowie vertrags- und vergabe­recht­li­cher Anforderungen

  • Management / Unterstützung des Projektteams
  • Einhaltung vergabe­recht­licher Regularien, Abläufe, Kommunikation und Fristen
  • Maßnahmen zur Steigerung der Ausschreibungs- und Lieferantenqualität
  • Erstellung der gesamten Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen
  • Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
  • Bewertung, Auswahl, Verhandlung, Zuschlag
  • Überführung in das Lieferantenmanagement
  • Vorbereitung der Auftrags­durchführung
  • Maßnahmen für eine vertrags- und vergaberechtskonforme Umsetzung

Coaching

Coaching der Projektmanager und/oder des Managements bei der Planung und Steuerung komplexer Ausschreibungen, Vergabeverfahren und Verhandlungen sowie zur Bewältigung kritischer Situationen

Assessment

Analyse Ihrer Organisation, Prozesse, Instrumente, Aktivitäten und Projekte

  • im Ausschreibungs- und Vergabemanagement
  • zu ausgesuchten Ausschreibungen und Vergabeverfahren
  • zum Lieferantenmanagement
  • zur vergaberechtskonformen Umsetzung und Steuerung von Vertragsänderungen

Vorschläge zur Optimierung und Fokussierung auf Zielkon­for­mi­tät, Wirtschaftlichkeit und Compliance / Vergaberechts­konformität inkl. Umsetzungsbegleitung

 

 

Beratungs-, Implementierungs- und Serviceleistungen für die

Optimale Durchführung Ihrer Ausschreibungen & Vergabeverfahren

Vorbereitung

Management / Begleitung ausschrei­bungs­vorbereitender Maßnahmen

  • Unterstützung bei Anforderungsanalyse und Leistungsbeschreibung
  • Marktanalyse / Identifikation potentieller Lieferanten
  • Erstellung des Business Case / der Wirt­schaft­lich­keits­betrachtung gemäß WiBe
  • Auswahl / Einweisung Teammitglieder / Stakeholder
  • Einrichtung der Projekt­organisation, Governance und Dokumentation
  • Festlegung / Kommunikation formaler Vorschriften für Vor­gehen und Doku­men­tation (Governance, Compliance, Vergaberecht)
  • Bestimmung des vor­aus­sicht­li­chen Auftragswertes
  • Bestimmung der Vorgehens­weise & Verfahrensart (u.a. Berücksichtigung UfAB)
  • Festlegung des Fahrplans inkl. Phasen, Milestones und Verfah­rens­fristen
  • Koordination / Unterstützung der Erstellung, Zusammen­stellung, Prüfung und Fina­li­sie­rung sämtlicher Ausschrei­bungs- / Vergabeunterlagen
  • Festlegung einer klaren, konsistenten und transpa­ren­ten Struktur und Sprache der Ausschreibungs- bzw. Verga­be­unterlagen
  • Entwicklung der Bewertungs- und Zuschlagssystematik
  • Analyse potentieller Risiken bei der Vertragsgestaltung, Beschaffung und Auftrags­abwicklung
  • Festlegung geeigneter Risiko­mini­mie­rungs­strategien und -maßnahmen

RFI / Teilnahmewettbewerb / Präqualifikation

Management / Begleitung von RFI, Teilnahmewettbewerben und Präqualifikationsverfahren

  • Verfahrensplanung und Vorbereitung
  • Festlegung der Bewerbungsbedingungen, Eignungskriterien und Eignungsnachweise
  • Erstellung / Zusam­men­stel­lung aller notwendigen Unterlagen (RFI, Teilnah­me­wettbewerb ...)
  • Vorbereitung der Vergabe­plattform / e‑Vergabe
  • Bekanntmachung / Veröffentlichung
  • Behandlung der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) und der Erklärung zur Selbstreinigung
  • Bewerberkommunikation
  • Auswertung eingereichter Informationen, Lieferanten­vor­aus­wahl und Bieter­auswahl
  • Information der Bewerber über das Ergebnis der Eignungsprüfung / Vorauswahl
  • Vorbereitung und Einleitung der Ausschreibung / des Vergabeverfahrens

RFP / Ausschreibung

Management / Begleitung von RFP, Ausschreibungen und Vergabeverfahren
(Verhandlungen im Bereich des Vergaberechts nur soweit zulässig)

  • Verfahrensplanung und Vorbereitung
  • Sicherstellung Gover­nance & Compliance
  • Permanente Verfahrens­dokumentation
  • Festlegung der Ausschrei­bungs­bedingungen
  • Prüfung, Finalisierung und Zusam­men­stellung aller benötigten Ausschrei­bungs­unterlagen
  • Aufforderung zur Angebotsabgabe
  • Bereitstellung  / Versand der Ausschrei­bungs­unterlagen
  • Kommunikation mit den Bietern und Beantwortung von Anfragen
  • Angebotseröffnung & Angebotsverwaltung
  • Formale & inhaltliche Angebotsprüfung
  • Identifikation von Unklarheiten und fehlenden Angebots­bestandteilen
  • Informationseinholung, Nachforde­rungen und Angebotsausschluss
  • Eignungsprüfung
  • Angemessenheit der Preise
  • Angebotsauswertung / Ranking / Scoring
  • Festlegung der Präsentations- und Verhandlungsstrategie
  • Identifikation von potentiellen Claims, Vertragsrisiken und Verhand­lungs­­spiel­räumen
  • Definition von Maßnahmen zur Risiko­mini­mierung bei der Auftrags­abwicklung
  • Vorbereitung / Durchführung der Angebotspräsentationen
  • Vorbereitung / Durchführung der Angebots- und Vertrags­verhandlungen
  • Finales Ranking / Scoring / Lieferantenauswahl
  • Vorabinformation an unterlegene Bieter
  • Zuschlagserteilung / Aufhebung der Ausschreibung
  • Bekanntgabe vergebener Aufträge
  • Aufhebung des Vergabe­verfahrens
  • Abschluss der Vergabeakte / Auschreibungsdokumentation
  • Rechtsschutz / Bieterschutz / Nachprüfungsverfahren
  • Überführung in Vertrags­durch­führung / Projekt

Vergaberecht

Beratung zum Vergaberecht, Aufbau einer projektübergreifen­den Governance und Begleitung von Vergabeprojekten

  • Grundlagen des Vergabe­rechts und Auswir­kun­gen der Vergabe­rechts­reform
  • Anwendungsbereiche des Vergaberechts bei Ausschrei­bun­gen durch Öffentliche Verwal­tun­gen, im Bereich der Sektoren­veror­dnung (SektVO) und bei Konzes­sionsvergaben (KonVgV)
  • Anforderungen an vergabe­rechts­konfor­me Vergabe­prozesse und ‑unter­lagen
  • Vorbereitung und Durch­füh­rung von Vergabe­­verfahren, Teil­na­hme­wett­be­wer­ben und Präqualifikationen
  • Anforderungen an Business Case & Wirtschaftlich­keits­betrach­tung (WiBe)
  • Feststellung des Auftrags­wertes und Prüfung gegen Schwellwerte / Wertgrenzen
  • Festlegung der Vergabeart
  • Gestaltung vergabe­rechts­kon­for­mer Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen gemäß UfAB inkl. Leistungs­beschrei­bun­gen, Vertrag (u.a. EVB-IT), Bewertungs­syste­ma­ti­ken und Zuschlags­mecha­nis­men
  • Gestaltung funktions- und ergeb­nis­orientierter Ausschreibungen
  • Complianceanforderungen, Risiko­ver­meidung und Rechtsschutz im Vergabe­verfahren
  • Einhaltung vergaberechtlicher Regula­rien, Abläufe, Kommu­ni­ka­tion und Fristen
  • e-Vergabe
  • Durchführung von Verhandlungs­verfahren
  • Anforderungen an die Vergabeakte / Dokumen­ta­tion
  • Auswahl, Verfahrensabschluss und Zuschlag

Vertragsmanagement

Management / Begleitung bei der Vertrags­gestaltung

  • Gestaltung / Prüfung der Vertrags­ent­würfe inkl. Schwachstellen­analyse
  • Festlegung der Gestaltungs­grundsätze (Struktur, Bestandteile und Inhalte)
    • Ausschreibungsunterlagen
    • Verträge
    • Verwendung von Vertragsmustern
    • AGB / BVB / EVB-IT / FIDIC ...
    • Kooperation, Mitwirkung, Leistungsbeschreibung, SOW, SLA ...
    • Eigentums- und Nutzungsrechte
    • Pflichten
    • Haftungsregelungen
    • Vergütungsregelungen
    • Leistungs- und Vertragsänderungen
    • Anspruchsgrundlagen
    • Laufzeit
    • Geltungsbereiche
    • Rangfolge
    • ...
  • Vermeidung von Vertragsrisiken und Fremdclaimpotentialen
  • Dokumentation / Versionierung des Ausschreibungs- und Vertragswerkes inkl. sämtlicher Kommunikation mit allen relevanten Stakeholdern
  • Vertragsverhandlung
  • Zuschlag & Vertragszeichnung
  • Vertragsüberführung in das Contract Management, Contract Change Mana­ge­ment und Claim Management
  • Einweisung / Coaching relevanter Stakeholder in das Vertragswerk
    • Liefer- und Leistungsumfang
    • Anspruchsgrundlagen
    • Chancen & Risiken
    • Vertragscontrolling
    • Change & Claim Management
    • Abnahmen
    • vergaberechtliche Aspekte (z.B. Auftragsänderung / ‑erweiterung)

VERTRAGSMANAGEMENT

Dokumentation & Rechtsschutz

Management / Begleitung der Ausschrei­bungs- und Vergabedokumentation

  • Dokumentationspflichten
    • Inhalt & Umfang
    • Permanenz & Kontinuität
    • Bieterschutz im Nachprüfungsverfahren
  • Gestaltung der Dokumentations­systematik
  • Behandlung von Dokumentations­mängeln
  • Aufbau und Pflege der Dokumentation
  • Einrichtung / Pflege der Vergabeakte
  • Anfrage & Auskunftserteilung gegenüber Interessenten und Bietern
  • Aufbewahrungs- und Rückgabepflichten
  • Akteneinsicht
  • Zivilrechtliche Ansprüche
  • Begleitung von Rechtsschutzverfahren
    • primär / sekundär
    • Vergabeverstöße
    • Rügeobliegenheit
    • Nachprüfungsverfahren
    • Vergabekammer
    • Unwirksamkeitsfeststellung
    • Sonstige Beschwerde
    • Vertragsverletzungsverfahren
    • Sekundärrechtsschutz
    • Unterschwellenrechtsschutz
    • Rechtsschutz bei Konzessionsvergabe
  • Archivierung
  • Überführung in das Vertrags­management
  • Vertragsänderungen / ‑ergänzungen
  • Vertragsverletzung und Claim Management

Sie benötigen Unterstützung bei der
Erstellung und Verhandlung von Angeboten
auch nach Vergaberecht?

ANGEBOTSMANAGEMENT

Sie benötigen Unterstützung.

Ich biete Ihnen ein ausge­suchtes Portfolio zu Ausschreibung & Vergabe.

Sprechen Sie mich gerne jederzeit an.

In einem ersten unverbindlichen Beratungs­gespräch klären wir Ihre inhaltlichen und zeitlichen Anforderungen sowie die mögliche Vorgehensweise zu Ihrer Unterstützung.

KONTAKT

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