Ausschreibungs- & Vergabemanagement
Ihre Ausschreibungen und Vergabeverfahren
wirtschaftlich und rechtssicher durchführen.
Ausschreibungs- & Vergabemanagement
Ihre Ausschreibungen und Vergabeverfahren wirtschaftlich und rechtssicher durchführen.
Consulting Services zur erfolgreichen Durchführung
von Ausschreibungen und Vergabeverfahren.
Consulting Services zur erfolgreichen Durchführung von Ausschreibungen und Vergabeverfahren.
Ihre Anforderungen
Sie benötigen kompetente Unterstützung bei der Planung, Durchführung und im Management komplexer Ausschreibungen und Vergabeverfahren.
Als Auftraggeber im Öffentlichen Sektor oder im Sektorenbereich müssen Sie vergaberechtskonforme Ausschreibungen gewährleisten. Sie benötigen Hilfestellung bei der Durchführung von Vergabeverfahren, im Umgang mit der Vergaberechtsreform und bei Verhandlungsverfahren.
Ihr Ausschreibungswesen soll optimiert werden. Sie möchten gewährleisten, daß sämtliche Bereiche Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation compliancekonform ausschreiben und vergeben.
Sie wollen im Rahmen der Ausschreibungen sicherstellen, daß Ihre Verträge möglichst geringe Risiken für die anschließende Auftragsdurchführung beinhalten. Dabei sind die Ausschreibungsunterlagen, Leistungsverzeichnisse und Verträge möglichst eindeutig und vollständig zu gestalten, um Ihnen die Durchsetzung Ihrer vertraglichen Ansprüche und die Abwehr unberechtigter Gegenansprüche zu ermöglichen.
Sie möchten einen reibungslosen Übergang nach Vertragsschluss in die Auftragsdurchführung bzw. in den Projektstart gewährleisten. Sie wollen eine vertragsgemäße Erfüllung gegenseitiger Pflichten bei der Auftragsdurchführung überwachen.
Herausforderungen
Ausschreibungen und Vergabeverfahren sind oft komplex und bergen etliche Fallstricke auch nach der Auftragsvergabe. Dies gilt für Unternehmen und in besonderem Maße für den Öffentlichen Sektor, welcher durch die Reform des Vergaberechts in 2016 flexiblere, aber auch komplexere Möglichkeiten erhält.
Durch ein professionelles Projektmanagement und einen strukturierten und etablierten Projektansatz werden Erfolg, Wirtschaftlichkeit, Compliance und Risikominimierung bei der Ausschreibungsvorbereitung und -durchführung sichergestellt.
Wesentliche Grundlagen für erfolgreiche Ausschreibungen sind dabei
- das stringente Projektmanagement
- eine präzise, vollständige und verständliche Beschreibung der Anforderungen
- die konsistente und rechtskonforme Gestaltung aller Unterlagen und des gesamten Ausschreibungs- und Vergabeprozesses
- die qualitätsgesicherte Bewertung der Angebote und Lieferanten
- eine erfolgreiche und compliancegerechte Kommunikation und Verhandlungsführung
- eine präzise und faire Vertragsgestaltung mit eindeutigen Anspruchsgrundlagen
- die vollständige und transparente Dokumentation des gesamten Prozesses
Die Berücksichtigung dieser Aspekte bildet auch die Grundlage für eine Minimierung potentieller Unstimmigkeiten im Rahmen der Auftragsdurchführung.
Consulting Services für
Erfolgreiche und rechtssichere Ausschreibungen und Vergabeverfahren
Profitieren Sie von einer über 25-jährigen Erfahrung im Management komplexer Ausschreibungen und Vergabeverfahren für Unternehmen sowie Auftraggeber im Öffentlichen Sektor und Sektorenbereich bei Beschaffungsmaßnahmen für Consulting, IT, IT Outsourcing und im Anlagenbau.
Und vermeiden Sie spätere Probleme und Risiken bei der Auftragsabwicklung.
In meinen Rollen als Berater und strategischer Einkäufer habe ich die Herausforderungen beider Seiten bei der Auftragsanbahnung intensiv kennengelernt. Bieterseitig als angebotsverantwortlicher Manager renommierter IT-Konzerne und Beratungsgesellschaften als auch kundenseitig durch die Begleitung großer Kunden aus Wirtschaft und Öffentlichem Sektor bei strategisch wichtigen Ausschreibungen und Vergabeverfahren.
Darüber hinaus habe ich Organisation und Prozesse im Einkauf optimiert u.a. zur Gewährleistung der Compliance bei sämtlichen Beschaffungen.
Dabei kenne ich auch sehr genau die Fallstricke bei der Überführung der Aufträge in die Leistungs- bzw. Projektphase. Hier profitieren Sie von langjährigen Erfahrungen im auftragnehmer- und auftraggeberseitigen Management und Controlling der Auftragsabwicklung besonders auch im Projektgeschäft.
Aufgrund tiefer Kenntnisse im Vertrags- und Vergaberecht sowie im Contract Change Management und Claim Management unterstütze ich Sie ebenso bei der Wahrung und Durchsetzung Ihrer vertraglichen Ansprüche und der Vermeidung unnötigter Gegenansprüche. Fördern Sie ein partnerschaftliches und risikominimiertes Vertragsverhältnis mit Ihren Auftragnehmern bereits mit der Ausgestaltung der Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen inkl. des Vertragswerkes und profitieren Sie so bei der Auftragsabwicklung.
Ich unterstütze Sie gezielt zur Optimierung Ihres Einkaufs und in sämtlichen Phasen Ihrer Beschaffungsmaßnahme zu den Aufgabenstellungen
- Project Management bzw. Coaching des gesamten
Ausschreibungs- und Vergabeprozesses - Assessment geplanter und laufender Ausschreibungen
- Aufbau eines compliancekonformen Beschaffungswesens
- Anforderungsspezifikation & Business Case
- Planung und Vorbereitung von Ausschreibungen und Vergabeverfahren
- Gestaltung sämtlicher Ausschreibungs- / Vergabeunterlagen
- Dokumentation und Vergabeakte
- Angebotsbewertung und Tests
- Bieterkommunikation, Verhandlungen und Lieferantenauswahl
- Gestaltung wirtschaftlicher und risikominimierter Verträge
- Überführung in die Auftragsdurchführung und Einweisung relevanter Stakeholder
- Projektbetreuung der Auftragsdurchführung
(Leistungscontrolling, Change Management, Claim Management)
Wählen Sie die für Ihre spezifischen Bedarfe geeigneten Optionen und optimieren Sie Ihre Ausschreibungen & Vergabeverfahren. Darüber hinausgehende Anforderungen können wir gerne in einem ersten Gespräch klären.
Beratungs- und Serviceleistungen zum Management
Ihrer Ausschreibungen & Vergabeverfahren
Unterstützung Ihres Managements durch
Ausschreibungs- und projektbegleitende Services
Project Management
Gesamt- oder Teilprojektleitung von Ausschreibungen und Vergabeverfahren auf Basis etablierter Standards sowie vertrags- und vergaberechtlicher Anforderungen
- Management / Unterstützung des Projektteams
- Einhaltung vergaberechtlicher Regularien, Abläufe, Kommunikation und Fristen
- Maßnahmen zur Steigerung der Ausschreibungs- und Lieferantenqualität
- Erstellung der gesamten Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
- Bewertung, Auswahl, Verhandlung, Zuschlag
- Überführung in das Lieferantenmanagement
- Vorbereitung der Auftragsdurchführung
- Maßnahmen für eine vertrags- und vergaberechtskonforme Umsetzung
Coaching
Coaching der Projektmanager und/oder des Managements bei der Planung und Steuerung komplexer Ausschreibungen, Vergabeverfahren und Verhandlungen sowie zur Bewältigung kritischer Situationen
Assessment
Analyse Ihrer Organisation, Prozesse, Instrumente, Aktivitäten und Projekte
- im Ausschreibungs- und Vergabemanagement
- zu ausgesuchten Ausschreibungen und Vergabeverfahren
- zum Lieferantenmanagement
- zur vergaberechtskonformen Umsetzung und Steuerung von Vertragsänderungen
Vorschläge zur Optimierung und Fokussierung auf Zielkonformität, Wirtschaftlichkeit und Compliance / Vergaberechtskonformität inkl. Umsetzungsbegleitung
Beratungs-, Implementierungs- und Serviceleistungen für die
Optimale Durchführung Ihrer Ausschreibungen & Vergabeverfahren
Vorbereitung
Management / Begleitung ausschreibungsvorbereitender Maßnahmen
- Unterstützung bei Anforderungsanalyse und Leistungsbeschreibung
- Marktanalyse / Identifikation potentieller Lieferanten
- Erstellung des Business Case / der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung gemäß WiBe
- Auswahl / Einweisung Teammitglieder / Stakeholder
- Einrichtung der Projektorganisation, Governance und Dokumentation
- Festlegung / Kommunikation formaler Vorschriften für Vorgehen und Dokumentation (Governance, Compliance, Vergaberecht)
- Bestimmung des voraussichtlichen Auftragswertes
- Bestimmung der Vorgehensweise & Verfahrensart (u.a. Berücksichtigung UfAB)
- Festlegung des Fahrplans inkl. Phasen, Milestones und Verfahrensfristen
- Koordination / Unterstützung der Erstellung, Zusammenstellung, Prüfung und Finalisierung sämtlicher Ausschreibungs- / Vergabeunterlagen
- Festlegung einer klaren, konsistenten und transparenten Struktur und Sprache der Ausschreibungs- bzw. Vergabeunterlagen
- Entwicklung der Bewertungs- und Zuschlagssystematik
- Analyse potentieller Risiken bei der Vertragsgestaltung, Beschaffung und Auftragsabwicklung
- Festlegung geeigneter Risikominimierungsstrategien und -maßnahmen
RFI / Teilnahmewettbewerb / Präqualifikation
Management / Begleitung von RFI, Teilnahmewettbewerben und Präqualifikationsverfahren
- Verfahrensplanung und Vorbereitung
- Festlegung der Bewerbungsbedingungen, Eignungskriterien und Eignungsnachweise
- Erstellung / Zusammenstellung aller notwendigen Unterlagen (RFI, Teilnahmewettbewerb ...)
- Vorbereitung der Vergabeplattform / e‑Vergabe
- Bekanntmachung / Veröffentlichung
- Behandlung der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) und der Erklärung zur Selbstreinigung
- Bewerberkommunikation
- Auswertung eingereichter Informationen, Lieferantenvorauswahl und Bieterauswahl
- Information der Bewerber über das Ergebnis der Eignungsprüfung / Vorauswahl
- Vorbereitung und Einleitung der Ausschreibung / des Vergabeverfahrens
RFP / Ausschreibung
Management / Begleitung von RFP, Ausschreibungen und Vergabeverfahren
(Verhandlungen im Bereich des Vergaberechts nur soweit zulässig)
- Verfahrensplanung und Vorbereitung
- Sicherstellung Governance & Compliance
- Permanente Verfahrensdokumentation
- Festlegung der Ausschreibungsbedingungen
- Prüfung, Finalisierung und Zusammenstellung aller benötigten Ausschreibungsunterlagen
- Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Bereitstellung / Versand der Ausschreibungsunterlagen
- Kommunikation mit den Bietern und Beantwortung von Anfragen
- Angebotseröffnung & Angebotsverwaltung
- Formale & inhaltliche Angebotsprüfung
- Identifikation von Unklarheiten und fehlenden Angebotsbestandteilen
- Informationseinholung, Nachforderungen und Angebotsausschluss
- Eignungsprüfung
- Angemessenheit der Preise
- Angebotsauswertung / Ranking / Scoring
- Festlegung der Präsentations- und Verhandlungsstrategie
- Identifikation von potentiellen Claims, Vertragsrisiken und Verhandlungsspielräumen
- Definition von Maßnahmen zur Risikominimierung bei der Auftragsabwicklung
- Vorbereitung / Durchführung der Angebotspräsentationen
- Vorbereitung / Durchführung der Angebots- und Vertragsverhandlungen
- Finales Ranking / Scoring / Lieferantenauswahl
- Vorabinformation an unterlegene Bieter
- Zuschlagserteilung / Aufhebung der Ausschreibung
- Bekanntgabe vergebener Aufträge
- Aufhebung des Vergabeverfahrens
- Abschluss der Vergabeakte / Auschreibungsdokumentation
- Rechtsschutz / Bieterschutz / Nachprüfungsverfahren
- Überführung in Vertragsdurchführung / Projekt
Vergaberecht
Beratung zum Vergaberecht, Aufbau einer projektübergreifenden Governance und Begleitung von Vergabeprojekten
- Grundlagen des Vergaberechts und Auswirkungen der Vergaberechtsreform
- Anwendungsbereiche des Vergaberechts bei Ausschreibungen durch Öffentliche Verwaltungen, im Bereich der Sektorenverordnung (SektVO) und bei Konzessionsvergaben (KonVgV)
- Anforderungen an vergaberechtskonforme Vergabeprozesse und ‑unterlagen
- Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren, Teilnahmewettbewerben und Präqualifikationen
- Anforderungen an Business Case & Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe)
- Feststellung des Auftragswertes und Prüfung gegen Schwellwerte / Wertgrenzen
- Festlegung der Vergabeart
- Gestaltung vergaberechtskonformer Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen gemäß UfAB inkl. Leistungsbeschreibungen, Vertrag (u.a. EVB-IT), Bewertungssystematiken und Zuschlagsmechanismen
- Gestaltung funktions- und ergebnisorientierter Ausschreibungen
- Complianceanforderungen, Risikovermeidung und Rechtsschutz im Vergabeverfahren
- Einhaltung vergaberechtlicher Regularien, Abläufe, Kommunikation und Fristen
- e-Vergabe
- Durchführung von Verhandlungsverfahren
- Anforderungen an die Vergabeakte / Dokumentation
- Auswahl, Verfahrensabschluss und Zuschlag
Vertragsmanagement
Management / Begleitung bei der Vertragsgestaltung
- Gestaltung / Prüfung der Vertragsentwürfe inkl. Schwachstellenanalyse
- Festlegung der Gestaltungsgrundsätze (Struktur, Bestandteile und Inhalte)
- Ausschreibungsunterlagen
- Verträge
- Verwendung von Vertragsmustern
- AGB / BVB / EVB-IT / FIDIC ...
- Kooperation, Mitwirkung, Leistungsbeschreibung, SOW, SLA ...
- Eigentums- und Nutzungsrechte
- Pflichten
- Haftungsregelungen
- Vergütungsregelungen
- Leistungs- und Vertragsänderungen
- Anspruchsgrundlagen
- Laufzeit
- Geltungsbereiche
- Rangfolge
- ...
- Vermeidung von Vertragsrisiken und Fremdclaimpotentialen
- Dokumentation / Versionierung des Ausschreibungs- und Vertragswerkes inkl. sämtlicher Kommunikation mit allen relevanten Stakeholdern
- Vertragsverhandlung
- Zuschlag & Vertragszeichnung
- Vertragsüberführung in das Contract Management, Contract Change Management und Claim Management
- Einweisung / Coaching relevanter Stakeholder in das Vertragswerk
- Liefer- und Leistungsumfang
- Anspruchsgrundlagen
- Chancen & Risiken
- Vertragscontrolling
- Change & Claim Management
- Abnahmen
- vergaberechtliche Aspekte (z.B. Auftragsänderung / ‑erweiterung)
Dokumentation & Rechtsschutz
Management / Begleitung der Ausschreibungs- und Vergabedokumentation
- Dokumentationspflichten
- Inhalt & Umfang
- Permanenz & Kontinuität
- Bieterschutz im Nachprüfungsverfahren
- Gestaltung der Dokumentationssystematik
- Behandlung von Dokumentationsmängeln
- Aufbau und Pflege der Dokumentation
- Einrichtung / Pflege der Vergabeakte
- Anfrage & Auskunftserteilung gegenüber Interessenten und Bietern
- Aufbewahrungs- und Rückgabepflichten
- Akteneinsicht
- Zivilrechtliche Ansprüche
- Begleitung von Rechtsschutzverfahren
- primär / sekundär
- Vergabeverstöße
- Rügeobliegenheit
- Nachprüfungsverfahren
- Vergabekammer
- Unwirksamkeitsfeststellung
- Sonstige Beschwerde
- Vertragsverletzungsverfahren
- Sekundärrechtsschutz
- Unterschwellenrechtsschutz
- Rechtsschutz bei Konzessionsvergabe
- Archivierung
- Überführung in das Vertragsmanagement
- Vertragsänderungen / ‑ergänzungen
- Vertragsverletzung und Claim Management
Sie benötigen Unterstützung bei der
Erstellung und Verhandlung von Angeboten
auch nach Vergaberecht?
Sie benötigen Unterstützung.
Ich biete Ihnen ein ausgesuchtes Portfolio zu Ausschreibung & Vergabe.
Sprechen Sie mich gerne jederzeit an.
In einem ersten unverbindlichen Beratungsgespräch klären wir Ihre inhaltlichen und zeitlichen Anforderungen sowie die mögliche Vorgehensweise zu Ihrer Unterstützung.
Sie benötigen Unterstützung.
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