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Angebotsmanagement

Weichen stellen für erfolgreiche Projekte.

Angebotsanagement

Weichen stellen für erfolgreiche Projekte.

Consulting Services für erfolgreiche Angebote und
ein geringeres Risiko bei der Auftrags­abwicklung.

Consulting Services für erfolgreiche Angebote und ein geringeres Risiko bei der Auftrags­abwicklung.

Ihre Anforderungen

Sie benötigen Unterstützung bei der Erstellung komplexer Angebote in Consulting, IT und im Outsourcing. Sie wollen sich an Vergabe­verfahren im Öffentlichen Sektor, im Sektoren-Bereich (SektVO) oder zu Konzessions­vergaben beteiligen. Sie brau­chen Hilfe­stel­lung bei Teil­nah­me­wettbewerben, Erstellung und Kalkulation von Angeboten und Leistungs­beschrei­bungen, Angebots­präsentationen und Ver­trags­verhandlungen. Sie möchten Angebote und Verträge möglichst risikominimiert gestalten, um die Voraus­setzungen für wirt­schaft­lich erfolg­reiche Auf­träge zu schaffen.

Heraus­forderungen

The winner takes it all.

Diese alte Regel bedeutet Erfolg oder Misserfolg Ihrer Angebote und Position im Markt. Aber schon für den Zweiten gilt:  Außer Spesen nichts gewesen. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie nicht nur gegen Ihre Wettbewerber bestehen, sondern die An­for­de­run­gen Ihrer Kunden und Ihres Mana­ge­ments er­fül­len und Aufträge wirtschaftlich und mit gerin­gem Risiko umsetzen.

Meist sind Angebote unter Zeitdruck zu erstellen. Die notwendige Abstimmung mit Partnern, Kunden, eigenen Mitarbeitern und dem Mana­ge­ment ist kom­plex und zeitaufwendig. Beteiligte Mitarbeiter und Partner müssen neben dem Tages- und Projekt­geschäft kon­si­stent aufeinander abgestimmte An­ge­bots­bestandteile bereit­stellen, die best­möglich die formalen, inhaltlichen und kom­mer­ziellen Aus­schrei­bungskriterien und Bewertungsmaßstäbe erfüllen sollen. Enge Zeitvorgaben, knappe Ressourcen, mangelnde Erfahrung etwa in der Angebots­erstellung oder im Vertrags- und Vergaberecht und fehlende Abstimmung führen dann zu sub­opti­ma­len Angeboten.

Insofern sollte Ihr Angebotsprozess folgende Kri­te­rien möglichst gut erfüllen, um einen erfolg­rei­chen Ab­schluss und eine risiko­minimi­er­te Auftrags­durch­füh­rung zu ermöglichen:

  • Bestmögliche Ausrichtung auf die Kundenwünsche und Verständlichkeit des Angebotes
  • Vollständigkeit, Qualität und Konsistenz des Angebotes
  • Preisliche Attraktivität gegenüber Ihren Wettbewerbern
  • Berücksichtigung der vertraglichen Rahmenbedingungen und formalen Ausschreibungskriterien
  • Beachtung potentieller Vertragsrisiken bei der Auftragsabwicklung und der Definition der richtigen Risikominderungsstrategie
  • Vermeidung von Widersprüchen und Grauzonen in Leistung und Kalkulation
  • Definition einer eindeutigen Change Request & Claim Strategie
  • Permanente, faire und qualitativ hochwertige Kommunikation mit dem Kunden
  • Exzellent vorbereitete und durchgeführte Präsentationen und Verhandlungen

Unabhängig von Ihrer Wett­be­werbs­position muß der Kunde also seinen expliziten Nutzen verstehen und Ihr Angebot als die beste Lösung für ihn erkennen. Dabei unterstütze ich Sie.

Consulting Services für

Angebots­management, Verhandlung und geringeres Risiko bei der Umsetzung

Nutzen Sie hierzu meine mehr als 25-jährige Er­fah­rung im An­ge­bots­management bei der Er­stel­lung und erfolgreichen Ver­hand­lung komplexer An­ge­bo­te in Consulting, IT und Outsourcing.

Und vermeiden Sie spätere Probleme und Risiken bei der Auf­trags­abwicklung.

In meinen Rollen als Projektleiter und strategischer Einkäufer habe ich die Heraus­forderungen beider Seiten bei der Auftrags­anbahnung intensiv ken­nen­gelernt. Bieterseitig als verant­wortlicher Ma­na­ger renom­mier­ter Beratungsgesellschaften und IT-Konzerne, kunden­sei­tig durch die Begleitung großer Unternehmen und Öffentlicher Verwaltungen bei strategischen Ausschreibungen und eu­ro­pa­weiten Vergabe­verfahren.

Langjährig kenne ich die Fallstricke bei der Über­füh­rung der Aufträge in die Leistungs- bzw. Projekt­phase. Hier profitieren Sie von um­fang­reichen Erfahrungen im auftrag­nehmer- und auftrag­geber­seitigen Mana­ge­ment und Controlling der Auftrags­abwicklung be­son­ders auch im Projektgeschäft.

Aufgrund tiefer Kenntnisse im Vertrags- und Ver­ga­be­recht sowie im Change und Claim Mana­ge­ment unterstütze ich Sie ebenso bei der Wahrung Ihrer ver­trag­lichen Ansprü­che als auch bei der Ver­mei­dung unnötigter Gegen­ansprüche. Gestalten Sie ein part­ner­­schaft­liches und risikominimiertes Ver­trags­ver­hält­nis mit Ihren Kunden bereits bei der Angebots- und Vertrags­gestaltung und profitieren Sie in der Auf­trags­abwicklung.

 

Ich unterstütze Sie zu den Aufgabenstellungen

  • Angebotsmanagement, Coaching und Assessment
  • Bearbeitung von Ausschreibungen, Teilnahmewettbewerben und öffentlich-rechtlichen Vergabeverfahren
  • Vertrags- und Vergaberecht
  • Kalkulation und Erstellung erfolgreicher Angebote
  • Angebotspräsentation und Vertragsverhandlung
  • Überführung des Auftrages in die Projektierung
  • Contract & Commercial Management
  • IT Claim Management & Risk Management

 

Wählen Sie die für Ihre spezifischen Bedarfe geeigneten Optionen und optimieren Sie die Erfolgschancen Ihrer Angebote. Darüber hin­aus­gehende Anforderungen können wir gerne in einem ersten Gespräch klären.

Beratungs- und Servicethemen zum Angebotsmanagement | Frank Rugen | GOSECO Management Consulting

Wesentliche Erfolgsfaktoren für Ihre Angebote

Stellen Sie das beste Bid-Team auf und geben ihm die notwendigen Ressourcen

Kennen Sie Ihre Stärken und Schwächen gegenüber Wettbewerbern

Analysieren Sie die Rahmen­bedingungen der Ausschreibung

Verstehen Sie die Ausschreibungs­unterlagen und Kunden­wünsche eindeutig

Kommunizieren Sie Ziele, Strategie, Aufgaben, Rahmen­bedingungen und Angebots­inhalte eindeutig und vollständig im Team und bei den Stakeholdern

Orientieren Sie das Angebot an den Kunden­anforderungen und nicht an Ihren technischen Produkt­beschreibungen

Berücksichtigen Sie alle Ausschreibungs­details und die Systematik des Bewertungs­schemas

Fokussieren Sie sich auf Ihre Stärken gegenüber Wettbe­werbern und arbeiten Sie an der Reduzierung Ihrer Schwächen

Verstehen Sie alle rechtlichen Anforderungen und Regeln aus Vertrag, Vergaberecht und Compliance

Stellen Sie sicher, dass der Kunde seinen expliziten Nutzen aus Ihrem Angebot versteht

Wecken Sie das Verständnis beim Kunden, warum Ihr Angebot das beste Angebot für ihn ist

Sprechen Sie im Angebot eine klare, eindeutige und für den Kunden verständliche Sprache

Entwickeln Sie eine konsistente und saubere Struktur für Angebot und Vertrag

Bieten Sie dem Kunden eine realistische Darstellung Ihrer Leistungen

Formulieren Sie vertragliche Rechte und Pflichten aller Parteien eindeutig

Schränken Sie Risiken möglichst explizit ein und verhandeln Sie die Risikoverteilung

Kalkulieren Sie sauber und nachvoll­ziehbar unter Beachtung der Ausschreibungs­bedingungen

Seien Sie in Preis und Leistung wettbewerbs­fähig und fair gegenüber dem Kunden

Bieten Sie dem Kunden eine klare Governance für Risiken, Unstimmig­keiten und Abweichungen

Beachten Sie branchen- und kunden­spezifische Eigenheiten

Beratungs- und Serviceleistungen zum Angebots­management

Beratungs- und Serviceleistungen
zum Angebots­management

Unterstützung Ihres Managements durch

Angebots- und projekt­begleitende Services

Project Management

  • Management bzw. Unterstützung des Angebotsteams über den gesamten Angebotsprozess
  • Leitung / Unterstützung des Bid-Office
  • Stakeholder Management
  • Management von Partnern/Unterauftragnehmern
  • Maßnahmen zur Steigerung der Angebotsqualität
  • Einhaltung vergabe­recht­licher Anforderungen
  • Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern (Management, Angebotsteam, Vertrieb, Rechtsabteilung, Partner, Kunden)
  • Herbeiführung der Angebotsentscheidung
  • Festlegung der Angebotsstrategie
  • Vorbereitung der Auftragsabwicklung (Project Management, Contract, Change & Claim Management, risikominimierende Maßnahmen)

Coaching

Coaching der Angebots- und Projektmanager und/oder des Managements bei der

  • Planung, Erstellung und Verhandlung komplexer Angebote
  • Coaching zum Vergaberecht
  • Überführung in die Projektphase nach Auftrag
  • Überwachung der Leistungserbringung

Assessment

  • Analyse Ihrer Organisation, Prozesse, Instrumente und Aktivitäten
    • zur Angebotserstellung und Verhandlung
    • bei der Überführung in das Projekt
    • zum Management der Auftragsabwicklung
    • zur Durchsetzung eigener Ansprüche und zur Abwehr von Fremdclaims
  • Vorschläge zur Optimierung und Fokussierung auf Erfolgschance und Wirtschaftlichkeit des Auftrags inkl. Umsetzungsbegleitung

Beratungs-, Implementierungs- und Serviceleistungen für

Erfolgreiche Angebote und wirtschaftliche Aufträge

Vergaberecht

  • Coaching zum europäischen/deutschen Vergaberecht bei Angeboten an Öffentliche Verwaltungen und an der Sektorenverordnung (SektVO) unterliegenden Unternehmen
  • Unterstützung im gesamten Angebots- und Verhandlungs­prozess nach Vergaberecht
  • Analyse von Angebots-Bewertungssystematiken und Zuschlagsmechanismen
  • Controlling zur Einhaltung vergaberechtlicher Regularien, Abläufe, Kommunikation und Fristen
  • Vermeidung des Ausschlusses aus dem Vergabeverfahren
  • Erstellung vergaberechtskonformer Prequalifikations- und Angebotsunterlagen
  • Quality Management zur Erstellung vertrags- und vergaberechtlich einwandfreier und dabei möglichst risikofreier Angebote
  • Unterstützung in Verhandlungs­verfahren und bei der Vertragsgestaltung
  • Aufzeigen von Möglichkeiten zur Auftragserweiterung ohne erneute Ausschreibung

Angebotsvorbereitung

  • Analyse & Bewertung der Ausschreibungs­unterlagen
  • Analyse der Kundenanforderungen (ausgeschriebener versus tatsächlicher Bedarf)
  • Analyse der Anforderungs­abdeckung und des Kunden­nutzens durch das anzubietende Produkt- / Serviceportfolio
  • Klärung der Erfolgsaussichten eines Angebots und der Aufwände für die Angebotserstellung
  • Identifikation von Change & Claim-Potentialen
  • Wettbewerbsanalyse
  • Analyse potentieller Risiken im Angebotsprozess und bei der Auftragsabwicklung
  • Festlegung geeigneter Risiko­minimierungsstrategien und ‑maßnahmen
  • Definition von Maßnahmen zur Chancenerhöhung
  • Festlegung der Angebotsstrategie
  • Stakeholder-Kommunikation
  • Herbeiführung der Angebotsentscheidung

RFI / Teilnahmewettbewerb / Präqualifikation

  • Unterstützung im Rahmen von Präqualifikationsverfahren und Teilnahmewettbewerben
  • Coaching zum Vergaberecht
  • Unterstützung bei der Erstellung von Eignungsnachweisen bzw. bei der Erstellung der Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)
  • Unterstützung bei der Erstellung der Erklärung zur Selbstreinigung
  • Informationseinholung bei der bzw. Behandlung von Nachfragen seitens der ausschreibenden Stelle
  • Unterstützung im Rahmen der e‑Vergabe

RFP / Angebotserstellung

  • Definition der Erfolgsfaktoren
  • Unterstützung bei der Gestaltung, Erstellung und Prüfung des Angebots
  • Unterstützung bei Aufwands­schätzung, Kalkulation und Preisbildung
  • Koordination der Angebotserstellung
  • Koordination der Kommunikation mit dem Kunden bei Nachfragen zur Ausschreibung / zum Angebot
  • Eindeutige Ausrichtung des Angebotes auf die Kunden­anforderungen (Relevanz und Nutzen) und die Bewertungssystematik des Kunden
  • Berücksichtigung der Ausschreibungsformalia (Governance- und Compliance-Anforderungen) insbesondere auch im Vergaberecht
  • Festlegung einer klaren, konsistenten und transparenten Angebotsstruktur und -sprache auf Basis der Ausschreibung
  • Proaktives Risikomanagement und Definition von Maßnahmen zur Risikominimierung bei der Auftragsabwicklung
  • Definition von Maßnahmen zur Steigerung der Erfolgsaussichten und Wettbewerbsfähigkeit

Verhandlung & Vertrag

  • Unterstützung bei der Festlegung der Präsentations- und Verhandlungsstrategie
  • Hinweise zur Vermeidung von Vertragsrisiken und Fremdclaim-Potentialen
  • Identifikation potentieller Möglichkeiten zur Vertragserweiterung (Change & Claim-Potential)
  • Identifikation von Verhandlungsspielräumen
  • Vorbereitung der Angebotspräsentationen
  • Begleitung bei den Vertragsverhandlungen
  • Coaching im Rahmen der Verhandlungen
  • Unterstützung bei der Vertragsgestaltung

Vertragsumsetzung

  • Überführung des Auftrags in das Projekt (Vermeidung von Startproblemen und -risken)
  • Unterstützung bei der Vertragsüberführung in das Contract, Change & Claim Management
  • Einweisung und Coaching des Projektteams zum Liefer- und Leistungsumfang, zu Projektrisiken und bei vergaberechtlichen Aspekten

Sie benötigen Unterstützung bei der Durchführung von
Ausschreibungen und Vergabeverfahren
auch nach Vergaberecht?

AUSSCHREIBUNG & VERGABE

Sie benötigen Unterstützung.

Ich biete Ihnen ein ausge­suchtes Portfolio zum Angebotsmana­gement.

Sprechen Sie mich gerne jederzeit an.

In einem ersten unverbindlichen Beratungs­gespräch klären wir Ihre inhaltlichen und zeitlichen Anforderungen sowie die mögliche Vorgehensweise zu Ihrer Unterstützung.

KONTAKT

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