Angebotsmanagement

Weichen stellen für erfolgreiche Projekte.

Angebotsanagement

Weichen stellen für erfolgreiche Projekte.

Consulting Services für erfolgreiche Angebote und
ein geringeres Risiko bei der Auftragsabwicklung.

Consulting Services für erfolgreiche Angebote und ein geringeres Risiko bei der Auftragsabwicklung.

Ihre Anforderungen

Sie benötigen Unterstützung bei der Erstellung komplexer Angebote in Consulting, IT und im Outsourcing. Sie wollen sich an Vergabeverfahren im Öffentlichen Sektor, im Sektoren-Bereich (SektVO) oder zu Konzessionsvergaben beteiligen. Sie brauchen Hilfestellung bei Teilnahmewettbewerben, Erstellung und Kalkulation von Angeboten und Leistungsbeschreibungen, Angebotspräsentationen und Vertragsverhandlungen. Sie möchten Angebote und Verträge möglichst risikominimiert gestalten, um die Voraussetzungen für wirtschaftlich erfolgreiche Aufträge zu schaffen.

Herausforderungen

The winner takes it all.

Diese alte Regel bedeutet Erfolg oder Misserfolg Ihrer Angebote und Position im Markt. Aber schon für den Zweiten gilt: Außer Spesen nichts gewesen. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie nicht nur gegen Ihre Wettbewerber bestehen, sondern die Anforderungen Ihrer Kunden und Ihres Managements erfüllen und Aufträge wirtschaftlich und mit geringem Risiko umsetzen.

Meist sind Angebote unter Zeitdruck zu erstellen. Die notwendige Abstimmung mit Partnern, Kunden, eigenen Mitarbeitern und dem Management ist komplex und zeitaufwendig. Beteiligte Mitarbeiter und Partner müssen neben dem Tages- und Projektgeschäft konsistent aufeinander abgestimmte Angebotsbestandteile bereitstellen, die bestmöglich die formalen, inhaltlichen und kommerziellen Ausschreibungskriterien und Bewertungsmaßstäbe erfüllen sollen. Enge Zeitvorgaben, knappe Ressourcen, mangelnde Erfahrung etwa in der Angebotserstellung oder im Vertrags- und Vergaberecht und fehlende Abstimmung führen dann zu suboptimalen Angeboten.

Insofern sollte Ihr Angebotsprozess folgende Kriterien möglichst gut erfüllen, um einen erfolgreichen Abschluss und eine risikominimierte Auftragsdurchführung zu ermöglichen:

Bestmögliche Ausrichtung auf die Kundenwünsche und Verständlichkeit des Angebotes
Vollständigkeit, Qualität und Konsistenz des Angebotes
Preisliche Attraktivität gegenüber Ihren Wettbewerbern
Berücksichtigung der vertraglichen Rahmenbedingungen und formalen Ausschreibungskriterien
Beachtung potentieller Vertragsrisiken bei der Auftragsabwicklung und der Definition der richtigen Risikominderungsstrategie
Vermeidung von Widersprüchen und Grauzonen in Leistung und Kalkulation
Definition einer eindeutigen Change Request & Claim Strategie
Permanente, faire und qualitativ hochwertige Kommunikation mit dem Kunden
Exzellent vorbereitete und durchgeführte Präsentationen und Verhandlungen

Unabhängig von Ihrer Wettbewerbsposition muß der Kunde also seinen expliziten Nutzen verstehen und Ihr Angebot als die beste Lösung für ihn erkennen. Dabei unterstütze ich Sie.

Consulting Services für

Angebotsmanagement, Verhandlung und geringeres Risiko bei der Umsetzung

Nutzen Sie hierzu meine mehr als 25-jährige Erfahrung im Angebotsmanagement bei der Erstellung und erfolgreichen Verhandlung komplexer Angebote in Consulting, IT und Outsourcing.

Und vermeiden Sie spätere Probleme und Risiken bei der Auftragsabwicklung.

In meinen Rollen als Projektleiter und strategischer Einkäufer habe ich die Herausforderungen beider Seiten bei der Auftragsanbahnung intensiv kennengelernt. Bieterseitig als verantwortlicher Manager renommierter Beratungsgesellschaften und IT-Konzerne, kundenseitig durch die Begleitung großer Unternehmen und Öffentlicher Verwaltungen bei strategischen Ausschreibungen und europaweiten Vergabeverfahren.

Langjährig kenne ich die Fallstricke bei der Überführung der Aufträge in die Leistungs- bzw. Projektphase. Hier profitieren Sie von umfangreichen Erfahrungen im auftragnehmer- und auftraggeberseitigen Management und Controlling der Auftragsabwicklung besonders auch im Projektgeschäft.

Aufgrund tiefer Kenntnisse im Vertrags- und Vergaberecht sowie im Change und Claim Management unterstütze ich Sie ebenso bei der Wahrung Ihrer vertraglichen Ansprüche als auch bei der Vermeidung unnötigter Gegenansprüche. Gestalten Sie ein partnerschaftliches und risikominimiertes Vertragsverhältnis mit Ihren Kunden bereits bei der Angebots- und Vertragsgestaltung und profitieren Sie in der Auftragsabwicklung.

Ich unterstütze Sie zu den Aufgabenstellungen

Angebotsmanagement, Coaching und Assessment
Bearbeitung von Ausschreibungen, Teilnahmewettbewerben und öffentlich-rechtlichen Vergabeverfahren
Vertrags- und Vergaberecht
Kalkulation und Erstellung erfolgreicher Angebote
Angebotspräsentation und Vertragsverhandlung
Überführung des Auftrages in die Projektierung
Contract & Commercial Management
IT Claim Management & Risk Management

Wählen Sie die für Ihre spezifischen Bedarfe geeigneten Optionen und optimieren Sie die Erfolgschancen Ihrer Angebote. Darüber hinausgehende Anforderungen können wir gerne in einem ersten Gespräch klären.

Beratungs- und Servicethemen zum Angebotsmanagement | Frank Rugen | GOSECO Management Consulting

Wesentliche Erfolgsfaktoren für Ihre Angebote

Stellen Sie das beste Bid-Team auf und geben ihm die notwendigen Ressourcen

Kennen Sie Ihre Stärken und Schwächen gegenüber Wettbewerbern

Analysieren Sie die Rahmenbedingungen der Ausschreibung

Verstehen Sie die Ausschreibungsunterlagen und Kundenwünsche eindeutig

Kommunizieren Sie Ziele, Strategie, Aufgaben, Rahmenbedingungen und Angebotsinhalte eindeutig und vollständig im Team und bei den Stakeholdern

Orientieren Sie das Angebot an den Kundenanforderungen und nicht an Ihren technischen Produktbeschreibungen

Berücksichtigen Sie alle Ausschreibungsdetails und die Systematik des Bewertungsschemas

Fokussieren Sie sich auf Ihre Stärken gegenüber Wettbewerbern und arbeiten Sie an der Reduzierung Ihrer Schwächen

Verstehen Sie alle rechtlichen Anforderungen und Regeln aus Vertrag, Vergaberecht und Compliance

Stellen Sie sicher, dass der Kunde seinen expliziten Nutzen aus Ihrem Angebot versteht

Wecken Sie das Verständnis beim Kunden, warum Ihr Angebot das beste Angebot für ihn ist

Sprechen Sie im Angebot eine klare, eindeutige und für den Kunden verständliche Sprache

Entwickeln Sie eine konsistente und saubere Struktur für Angebot und Vertrag

Bieten Sie dem Kunden eine realistische Darstellung Ihrer Leistungen

Formulieren Sie vertragliche Rechte und Pflichten aller Parteien eindeutig

Schränken Sie Risiken möglichst explizit ein und verhandeln Sie die Risikoverteilung

Kalkulieren Sie sauber und nachvollziehbar unter Beachtung der Ausschreibungsbedingungen

Seien Sie in Preis und Leistung wettbewerbsfähig und fair gegenüber dem Kunden

Bieten Sie dem Kunden eine klare Governance für Risiken, Unstimmigkeiten und Abweichungen

Beachten Sie branchen- und kundenspezifische Eigenheiten

Beratungs- und Serviceleistungen zum Angebotsmanagement

Beratungs- und Serviceleistungen
zum Angebotsmanagement

Unterstützung Ihres Managements durch

Angebots- und projektbegleitende Services

Project Management

Management bzw. Unterstützung des Angebotsteams über den gesamten Angebotsprozess
Leitung / Unterstützung des Bid-Office
Stakeholder Management
Management von Partnern/Unterauftragnehmern
Maßnahmen zur Steigerung der Angebotsqualität
Einhaltung vergaberechtlicher Anforderungen
Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern (Management, Angebotsteam, Vertrieb, Rechtsabteilung, Partner, Kunden)
Herbeiführung der Angebotsentscheidung
Festlegung der Angebotsstrategie
Vorbereitung der Auftragsabwicklung (Project Management, Contract, Change & Claim Management, risikominimierende Maßnahmen)

Coaching

Coaching der Angebots- und Projektmanager und/oder des Managements bei der

Planung, Erstellung und Verhandlung komplexer Angebote
Coaching zum Vergaberecht
Überführung in die Projektphase nach Auftrag
Überwachung der Leistungserbringung

Assessment

Analyse Ihrer Organisation, Prozesse, Instrumente und Aktivitäten
- zur Angebotserstellung und Verhandlung
- bei der Überführung in das Projekt
- zum Management der Auftragsabwicklung
- zur Durchsetzung eigener Ansprüche und zur Abwehr von Fremdclaims
Vorschläge zur Optimierung und Fokussierung auf Erfolgschance und Wirtschaftlichkeit des Auftrags inkl. Umsetzungsbegleitung

Beratungs-, Implementierungs- und Serviceleistungen für

Erfolgreiche Angebote und wirtschaftliche Aufträge

Vergaberecht

Coaching zum europäischen/deutschen Vergaberecht bei Angeboten an Öffentliche Verwaltungen und an der Sektorenverordnung (SektVO) unterliegenden Unternehmen
Unterstützung im gesamten Angebots- und Verhandlungsprozess nach Vergaberecht
Analyse von Angebots-Bewertungssystematiken und Zuschlagsmechanismen
Controlling zur Einhaltung vergaberechtlicher Regularien, Abläufe, Kommunikation und Fristen
Vermeidung des Ausschlusses aus dem Vergabeverfahren
Erstellung vergaberechtskonformer Prequalifikations- und Angebotsunterlagen
Quality Management zur Erstellung vertrags- und vergaberechtlich einwandfreier und dabei möglichst risikofreier Angebote
Unterstützung in Verhandlungsverfahren und bei der Vertragsgestaltung
Aufzeigen von Möglichkeiten zur Auftragserweiterung ohne erneute Ausschreibung

Angebotsvorbereitung

Analyse & Bewertung der Ausschreibungsunterlagen
Analyse der Kundenanforderungen (ausgeschriebener versus tatsächlicher Bedarf)
Analyse der Anforderungsabdeckung und des Kundennutzens durch das anzubietende Produkt- / Serviceportfolio
Klärung der Erfolgsaussichten eines Angebots und der Aufwände für die Angebotserstellung
Identifikation von Change & Claim-Potentialen
Wettbewerbsanalyse
Analyse potentieller Risiken im Angebotsprozess und bei der Auftragsabwicklung
Festlegung geeigneter Risikominimierungsstrategien und ‑maßnahmen
Definition von Maßnahmen zur Chancenerhöhung
Festlegung der Angebotsstrategie
Stakeholder-Kommunikation
Herbeiführung der Angebotsentscheidung

RFI / Teilnahmewettbewerb / Präqualifikation

Unterstützung im Rahmen von Präqualifikationsverfahren und Teilnahmewettbewerben
Coaching zum Vergaberecht
Unterstützung bei der Erstellung von Eignungsnachweisen bzw. bei der Erstellung der Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)
Unterstützung bei der Erstellung der Erklärung zur Selbstreinigung
Informationseinholung bei der bzw. Behandlung von Nachfragen seitens der ausschreibenden Stelle
Unterstützung im Rahmen der e‑Vergabe

RFP / Angebotserstellung

Definition der Erfolgsfaktoren
Unterstützung bei der Gestaltung, Erstellung und Prüfung des Angebots
Unterstützung bei Aufwandsschätzung, Kalkulation und Preisbildung
Koordination der Angebotserstellung
Koordination der Kommunikation mit dem Kunden bei Nachfragen zur Ausschreibung / zum Angebot
Eindeutige Ausrichtung des Angebotes auf die Kundenanforderungen (Relevanz und Nutzen) und die Bewertungssystematik des Kunden
Berücksichtigung der Ausschreibungsformalia (Governance- und Compliance-Anforderungen) insbesondere auch im Vergaberecht
Festlegung einer klaren, konsistenten und transparenten Angebotsstruktur und -sprache auf Basis der Ausschreibung
Proaktives Risikomanagement und Definition von Maßnahmen zur Risikominimierung bei der Auftragsabwicklung
Definition von Maßnahmen zur Steigerung der Erfolgsaussichten und Wettbewerbsfähigkeit

Verhandlung & Vertrag

Unterstützung bei der Festlegung der Präsentations- und Verhandlungsstrategie
Hinweise zur Vermeidung von Vertragsrisiken und Fremdclaim-Potentialen
Identifikation potentieller Möglichkeiten zur Vertragserweiterung (Change & Claim-Potential)
Identifikation von Verhandlungsspielräumen
Vorbereitung der Angebotspräsentationen
Begleitung bei den Vertragsverhandlungen
Coaching im Rahmen der Verhandlungen
Unterstützung bei der Vertragsgestaltung

Vertragsumsetzung

Überführung des Auftrags in das Projekt (Vermeidung von Startproblemen und -risken)
Unterstützung bei der Vertragsüberführung in das Contract, Change & Claim Management
Einweisung und Coaching des Projektteams zum Liefer- und Leistungsumfang, zu Projektrisiken und bei vergaberechtlichen Aspekten

Sie benötigen Unterstützung bei der Durchführung von
Ausschreibungen und Vergabeverfahren
auch nach Vergaberecht?

AUSSCHREIBUNG & VERGABE

Sie benötigen Unterstützung.

Ich biete Ihnen ein ausgesuchtes Portfolio zum Angebotsmanagement.

Sprechen Sie mich gerne jederzeit an.

In einem ersten unverbindlichen Beratungsgespräch klären wir Ihre inhaltlichen und zeitlichen Anforderungen sowie die mögliche Vorgehensweise zu Ihrer Unterstützung.

KONTAKT